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8 février 2012
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L’Agglomération de Longueuil ira de l’avant avec la numérisation massive des dossiers d’évaluation relevant de sa compétence après avoir lancé un important appel d’offres en janvier. Ce nouveau mode de fonctionnement permettra d’améliorer le traitement des demandes sur les dossiers.
La porte-parole de la Ville de Longueuil, Alexandrine Coutu, a expliqué que dès le départ, il a été prévu de profiter du déménagement de la Direction de l’évaluation dans son nouvel édifice, au 789, boul. Roland-Therrien, pour suggérer la numérisation de ces dossiers. Non seulement cette initiative assurera des gains d’espace et de coûts pour en décrire les avantages, mais aussi un gain en efficacité.
«Ce fonds documentaire contient environ 130 000 dossiers et représente 1500 pieds linéaires, a indiqué Mme Coutu. L’espace occupé et le mobilier requis pour leur classement représentent des coûts récurrents pour l’administration municipale. Le recours à la numérisation et à l’utilisation de documents électroniques nous permet de mieux contrôler la croissance du volume du fonds documentaire et de s’épargner la croissance de l’espace de rangement requis pour contenir tous ces dossiers.»
L’enveloppe budgétaire du projet est établie à près de 290 000$. C’est un montant compris dans le règlement adopté par le Conseil d’agglomération de Longueuil en mars 2011, et qui ordonnait des travaux d’améliorations locatives à l’édifice pour une dépense qui n’excéderait pas 3,6 M$.
Sécuriser les informations
Le cadre légal actuel reconnaît la valeur juridique du document électronique, même si celui-ci est issu d’un transfert de support. Le processus sera encadré par la législation en vigueur garantissant la valeur juridique de ces documents, selon Alexandrine Coutu. Les mesures appropriées seront donc prises pour protéger l’intégrité des documents et l’information qui y est contenue.
«Rappelant que cette information est essentielle aux opérations de la Ville, nous devons prendre les mesures appropriées pour sécuriser cette information, a précisé Mme Coutu. La conservation de documents électroniques dans le cadre technologique actuel répond à cette exigence. En cas de sinistre, l’information est davantage protégée si elle est disponible sur un format électronique. De plus, la numérisation permettra d’améliorer le traitement des demandes sur les dossiers.»
Mais la sécurité des données doit aller plus loin, selon une porte-parole de la Commission d’accès à l’information, Isabelle St-Pierre. Selon elle, si les mesures de sécurité sont adéquates, il n’y aura pas plus de danger en ayant les documents sous format numérique que papier.
«La municipalité doit inclure aux contrats des fournisseurs de service l’obligation d’avoir des mesures de sécurité afin d’assurer la sécurité des renseignements personnels qui peuvent être concernés, au même titre qui si le travail était effectué par les employés de la ville eux-mêmes», croit Mme St-Pierre.
Des mesures supplémentaires
La Ville de Longueuil se montre toutefois rassurante, car le cahier de charges et les documents afférents à l’appel d’offres prévoient que diverses mesures seront prises en compte par le fournisseur pour assurer la sécurité de l’information.
«La Direction des services juridiques (Division gestion des documents) a précisé aux différents fournisseurs qu’ils devraient s’engager à entreposer les boites de dossiers en traitement dans un lieu sécuritaire; limiter le personnel affecté au traitement de ces dossiers à ceux dont les noms sont inscrits dans la déclaration de numérisation; valider le contenu des boîtes de dossiers à leur arrivée et à leur départ ainsi qu’à détruire toutes les données électroniques des dossiers numérisés lorsque la Ville se sera montrée satisfaite de leur traitement, et de documenter cette destruction par une attestation», a ajouté Alexandrine Coutu.
Les dossiers d’évaluation, version papier, retourneront ensuite dans les locaux de la Ville après leur traitement avant d’être finalement détruits.
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