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A Ste-Julie. Un nouvel outil de communication pour informer la population

| 20 janvier 2012
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Le Conseil municipal de la Ville de Sainte-Julie a décidé de se doter d’un outil de communication supplémentaire afin de mieux joindre les citoyens, avec rapidité et efficacité, particulièrement lors de situations urgentes.

« Le système d’appels téléphoniques automatisé SOMUM nous permettra la diffusion de messages d’intérêt public qui nécessitent une intervention rapide ou très rapide auprès des citoyens. Par exemple, nous pourrons joindre, dans un minimum de temps, les résidants de tout un quartier pour les aviser d’un avis d’ébullition d’eau et nous pourrons les rappeler dès que la situation sera rétablie. C’est un système personnalisé; on rejoint chaque foyer en un temps très court. En quelques minutes, tous sont avisés. Absents, ils ont le message à leur retour à la maison, sur leur répondeur dans la mesure où celui-ci est fonctionnel », précise la mairesse Suzanne Roy.

Les catégories de messages

Ce système d’appels automatisé nous permettra de planifier des campagnes d’appels immédiates ou différées qui peuvent être déclenchées en quelques secondes pour contacter l’ensemble de la population, soit les citoyens, les commerces, les industries et les institutions en cas de mesure d’urgence ou pour cibler des secteurs particuliers du territoire de la ville.

Autorisés par la mairesse, la direction générale ou le coordonnateur des mesures d’urgence, seuls des messages importants, d’urgence ou en cas de sinistre majeur affectant la qualité de vie des citoyens peuvent être transmis par ce dispositif. Par exemple, le système sera utilisé pour un avis de panne majeure ou prolongée de courant, pour un avis d’évacuation ou de confinement suite à l’émission d’un panache de fumée considérée toxique ou encore pour un avis d’ébullition de l’eau, etc.

Nous utiliserons également cet outil dans le cas où le Service des infrastructures aurait à effectuer une réparation d’urgence de conduite d’aqueduc dans un quartier en particulier, situation susceptible d’affecter la qualité de vie des citoyens par l’interruption de l’arrivée de l’eau potable; un appel serait alors envoyé aux résidences du secteur concerné.

Lorsque la situation sera rétablie, un message sera transmis afin d’informer les citoyens que le problème est résolu. Il pourrait aussi être utilisé en cas d’annulation ou de report d’un événement rassembleur organisé par la Ville, par exemple en cas de pluie abondante lors de la Fête au Vieux-village.

Pour joindre toute la population, la centrale d’appels de SOMUM à laquelle nous sommes abonnés peut activer jusqu’à 200 lignes en même temps, ce qui permettra à la Ville de réduire à seulement une heure environ le délai d’appel en cas d’urgence à toute la population.

Afin d’éviter l’abus de ce genre de messages téléphoniques et d’en garder la crédibilité, les renseignements généraux d’information transmis par la Ville continueront d’être transmis par les autres outils de communication habituels. Afin de s’assurer de l’attention des personnes appelées, le message sera court et précis. Tous les messages transmis ne devraient pas durer plus d’une minute.

Le système peut envoyer un message de 20 secondes à 100 personnes en seulement 8 minutes. La base de données à laquelle nous avons accès (liste des pages blanches au mois de juin 2011) contient environ 10 400 numéros de téléphone sur notre territoire.

À partir de notre système téléphonique municipal, ce seront essentiellement des campagnes d’appels que nous effectuerons visant des secteurs particuliers de la ville ou encore pour un envoi à tous, mais planifiées à l’intérieur d’une plage de quelques jours, tout en respectant nos heures de diffusion des appels. Les citoyens ne seront pas dérangés à des heures indues. Nous pouvons programmer aux heures suivantes, soit la semaine du lundi au vendredi entre 9 h et 20 h et la fin de semaine entre 12 h et 18 h.

Pour la réalisation d’une campagne d’appels dans un délai très court, soit en plus ou moins une heure, nous utiliserons la centrale d’appels de notre fournisseur, celle-ci étant équipée de quelques centaines de lignes de sortie.

Le système offre aussi une panoplie de paramètres de programmation. Il est ainsi possible de lancer un appel à distance et de demander une répétition du message jusqu’à trois reprises et plus si nécessaire. La séquence de rappels se termine lorsque le citoyen appelé répond ou que son répondeur capte le message. On peut aussi demander au citoyen de nous confirmer qu’il a eu le message en appuyant sur une touche du clavier de son téléphone. De plus, des rapports détaillés nous permettront de connaître avec précision l’état de réalisation des campagnes d’appels.

Mise à jour de la base de données
Pour conserver les listes téléphoniques à jour, la Ville invitera les citoyens à transmettre tout numéro de téléphone différent de celui inscrit sur la liste de base (pages blanches) par lequel ils souhaitent recevoir l’appel d’urgence de la Ville, soit leur numéro de cellulaire ou leur numéro confidentiel. Les citoyens pourront modifier leur profil d’appel en communiquant avec le Service à la clientèle par téléphone au 450 922-7111 ou encore en écrivant par courriel à clientèle@ville.sainte-julie.qc.ca. S’ils ne désirent pas recevoir ce genre d’appel, ils pourront signer un formulaire de désengagement en se présentant à l’hôtel de ville.

Un message test, enregistré par la mairesse elle-même, sera envoyé à toute la population à compter du 24 janvier prochain. Les entreprises munies d’un système qui exige de taper un numéro sur le clavier pour accéder à un service ne pourront être jointes par le système. Commerçants et chefs d’entreprises sont donc invités à communiquer un autre numéro pour que la Ville puisse l’ajouter à sa base de données.

Plusieurs municipalités et MRC se sont déjà dotées de ce système. Acheté en 2011 par la Ville de Sainte-Julie, le système a coûté 18 000 $ pour son installation et des frais récurrents de 6 300 $ par année sont budgétés pour l’abonnement au répertoire téléphonique et aux mises à jour de programmation.

« Les appels téléphoniques ne remplaceront pas les autres mesures déjà mises en place comme les dépliants d’information, les accroche-porte ou les visites porte-à-porte des pompiers. Il est difficile d’évaluer le nombre de fois par année où le système sera utilisé, mais nous gardons comme directive de n’utiliser ce système que pour des situations importantes qui nécessitent un avis immédiat à envoyer à nos citoyens. Avec ce système d’appels automatisé, les citoyens seront informés des situations urgentes localisées à proximité de leur domicile et pouvant avoir une incidence sur leur sécurité ou leur santé dans des situations exceptionnelles. Nous serons mieux outillés pour intervenir de façon rapide et ciblée », de conclure la mairesse.

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